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Die verschlechterte Zahlungsmoral der Kunden bereitet vielen Jungunternehmenden Kopfzerbrechen. Laut Dun & Bradstreet zahlten Firmen zwischen Januar und April 2009 ihre Rechnungen über 20,1 Tage zu spät. Etwas mehr Zeit lassen sich Privatpersonen beim Begleichen ihrer Rechnungen. Dies zeigt, dass auch die Kunden zunehmend Liquiditätsschwierigkeiten haben könnten. Wie kommen Jungunternehmende dennoch zu ihrem Geld? Das Debitorenmanagement ist ein heikler Prozess im Geschäftsalltag. Einerseits benötigt man dringend das Geld, andererseits kann zu agressives Inkasso wertvolle Kundenbeziehungen zerstören. Eine Umfrage des Fachmagazins Organisator bei den Geschäftsführern von 505 KMU in der Deutschschweiz hat ergeben, dass 30 Prozent der Befragten mit einer Verschlechterung der Zahlungsmoral ihrer Kunden rechnen. Hier einige Tipps für ein effektives Mahnwesen:

Grundvoraussetzung für ein erfolgversprechendes Mahnverfahren ist die eindeutige Festlegung von Zahlungszeitpunkten innerhalb von Verträgen und die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden sowie die Sicherstellung, dass der Kunde die Mahnung auch bekommen hat.

1. Rechnung wird nicht beglichen: Mahnen Sie schriftlich und setzen Sie eine Frist

Grundsätzlich regelt OR 102 ff. das korrekte Vorgehen. Im Allgemeinen genügt es, den Kunden freundlich aber bestimmt auf einen Zahlungsausstand aufmerksam zu machen; obschon er bereits mit dem Ablauf der Zahlungsfrist in Verzug gerät und ohne Mahnung betrieben werden könnte (sofern ein konkreter Zahlungszeitpunkt vereinbart wurde). Falls Sie auf dem Vertrag oder auf der Rechnung kein Zahlungsdatum aufgeführt haben, wird der Kunde erst mit der ersten Mahnung in Verzug gesetzt. Mahngebühren können Sie nur dann verlangen, wenn Sie dies ausdrücklich vereinbart haben. Stellen Sie sicher, dass der Schuldner die erste Mahnung erhalten hat. Beispielsweise durch eine persönliche Übergabe der Mahnung, Quittierung der Mahnung durch den Schuldner oder Versendung per Einschreiben. Sonst besteht die Möglichkeit, dass der säumige Kunde in einem Gerichtsverfahren behauptet, er habe die Mahnung nie erhalten.

2. Rechnung wird nach der Mahnung immer noch nicht beglichen: Fragen Sie nach

Weitere Mahnungen sind aus rechtlicher Sicht nicht notwendig und meistens auch erfolglos. Nehmen Sie besser direkt telefonischen Kontakt zu Ihren Kunden auf und fragen Sie nach. Vielleicht hat der Kunde kein Geld und lässt es darauf ankommen. Vielleicht bemängelt er die Leistung oder war längere Zeit im Ausland? Falls der Kunde momentan nicht fähig sein sollte, den Betrag zu zahlen, nützt auch der Gang zum Betreibungsamt wenig. Vielleicht können Sie sich auf eine Teilzahlung einigen oder Sie vereinbaren eine Stundung, indem Sie dem Kunden mehr Zeit geben. Allenfalls kann der Kunde andere Sicherheiten (Globalzession von eigenen Kunden, ein Faustpfand oder gleichwertige Leistungen) leisten oder Sie vereinbaren im schlechtesten Fall einen aussergerichtlichen Nachlassvertrag.

3. Kunde weigert sich strikt, zu zahlen: Melden Sie sich beim zuständigen Betreibungsamt

Wenn auch der direkte Kontakt nichts nützt, dann müssen Sie ein Betreibungsbegehren stellen: Mit dem an das Betreibungsamt gerichteten mündlichen oder schriftlichen Betreibungsbegehren wird die Betreibung eingeleitet. Das ist unkompliziert und rasch getan; bei Unsicherheiten helfen die Beamten gerne weiter. Vorformulierte Betreibungsbegehren können direkt beim Betreibungsamt ausgefüllt werden. Darin sind die Angaben zu Gläubiger und Schuldner, Post- oder Bankverbindungen des Gläubigers, die Forderungssumme und Forderungsurkunden (Verträge, Rechnungen) anzugeben bzw. beizulegen. Betreibungsort ist bei natürlichen Personen in der Regel der Wohnsitz. Die Betreibungskosten sind zwar vom Schuldner zu tragen, aber vom Gläubiger vorzustrecken. Nach Eingang des Betreibungsbegehrens stellt der Betreibungsbeamte den Zahlungsbefehl aus. Sofern der Schuldner keinen Rechtsvorschlag erhebt, können Sie nach Ablauf der Frist das Fortsetzungsbegehren stellen. Ab hier empfiehlt sich (insbesondere beim ersten Mal) der Gang zu einem Spezialisten wie bsp. der Creditreform oder anderen Anbietern, welche Ihren Gang durch die Betreibung unterstützen. Dies ist auch bei einer Rechtsvorschlagerhebung des Schuldners zu empfehlen. Mit der Zeit lassen sich Betreibungen auch gut ohne fremde Hilfe bewerkstelligen, da die Abläufe meist repetitiv sind. Obschon: der Gang zum Betreibungsamt sollte eine Ausnahme bleiben; wenn Sie mehrmals jährlich eine Betreibung einleiten müssen, sollten Sie sich anderer Zahlungskonditionen bedienen wie bsp. Vorauszahlungen, Anzahlungen oder vorgängige Bonitätsabklärung der Kunden, etc. 

Der direkte Gang zum Kunden vor einer Betreibung macht immer Sinn: Dann wissen Sie gleich, woran Sie sind. Fühlt der Schuldner sich verstanden, ist er allenfalls eher bereit, einen Abzahlungsplan oder ein aufgeschobenes Zahlungsversprechen zu unterschreiben. So gewinnt der Gläubiger eine Schuldanerkennung, was den Nachteil des verzögerten Inkassos aufwiegt. Streit kostet nur unnötig Zeit, Geld und Nerven und mündet leider in den meisten Fällen in einen Verlustschein, der dem Jungunternehmenden kaum was nützt.

Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz
http://www.admin.ch/ch/d/sr/c281_1.html

Formulare zum Downloaden und Adressen aller Betreibungsämter
http://www.betreibung-konkurs.ch/bk/

Gute Übersicht über den Ablauf einer Betreibung
http://www.rheinfelden.ch/dl.php/de/20070102213736/Merkblatt+f%FCr+Gl%E4ubiger+SchKG.pdf